Kaip freelanceriui įvykdyti įsipareigojimus laiku?

Retas freelanceris turi projektų vadovą, ir tikrai nekiekvienas turi pakankamai žinių – kaip valdyti projektus, organizuoti savo laiką, suspėti vykdyti įsipareigojimus laiku – tačiau tai be galo svarbus momentas – nuo to, kaip pavyks susidoroti su šia užduotimi priklausys freelancerio reputacija ir sėkmė. Kaip organizuoti savo laiką, planuoti darbus, ir nustatyti terminus maksimaliai efektyviai?

Įvertink laiką, kurio reikia atlikti konkrečiai užduočiai. Geriausia, jei įmanoma turėti laiko rezervą – ne visada darbai vyksta vienodai sklandžiai, tačiau visada geriau, jei darbą atlieki greičiau nei pažadėjai, nei kai užtrunki ilgiau nei sakei užtruksiąs. To pasiekti padės šioks toks rezervas.

Jei deadline‘ą diktuoja užsakovas – gerai pagalvok ar sugebėsi atlikti darbą laiku, įvertink savo užimtumą, bei kiek paprastai užtrunki atlikdamas analogišką užduotį. Jei matai, kad nespėsi – geriau mandagiai atsisakyk, motyvuodamas, kad šiuometinis užimtumas tau neleis suspėti laiku, ar paprašyk pailginti terminą. Toks variantas yra kur kas geresnis, nei sutikti su kliento sąlygomis, ir nesugebėti įvykdyti įsipareigojimų laiku – tokiu būdu ne tik „pavesi“ užsakovą, bet ir pasirodysi neprofesionalus, neatsakingas.

Kai vienu metu dirbi ties keliais užsakymais – susidėliok prioritetus. Darbai, kuriuos reikia atlikti skubiausiai – pirmaeiliai, vėliau – darbai kurių terminai ilgesni, vėliausiai – laisviausi, neturintys griežtų terminų darbai.

Planuok darbotvarkę taip, kad vienu metu netektų blaškytis tarp kelių darbų – tokiu būdu greičiausiai gerai neatliksi nei vieno. Tačiau atlikęs dalį darbo, ir išsiuntęs klientui derinti, ar uždavęs klausimą – gali imtis kito darbo, kad laikas, kol negali tęsti pirmojo darbo nenueitų veltui. Iš patirties žinau, kad kartais atsakymo tenka laukti ilgiau, nei galėjai įsivaizduoti, ir tokiais atvejais logika „pirma pabaigsiu vieną darbą, o tada pradėsiu kitą“ – nepasiteisina. Rezultate dėl to, kad uždelsė atsakyti vienas užsakovas gali nukentėti ir kitas – visai nesusijęs su pirmuoju.

Jei užsakymų vienu metu labai daug, ir jau darosi per sudėtinga apskaičiuoti kada viską baigsi – stenkis juos protingai padalinti laike, naujus užsakymus bandyk perkelti kitai savaitei, ar dar vėliau – įvertindamas ne tik tai, ar spėsi atlikti esamus užsakymus per šią savaitę, bet ir tai, kad gali prisidėti korekcijos, pakeitimai, pataisymai – kurių kiekis ir trukmė priklauso jau ne tik nuo tavęs. Kartais užsakovui gali paaiškinti, kad šiuo momentu keli projektai yra derinimo stadijoje, todėl negali konkrečiai pasakyti kada galėsi imtis naujų darbų, bet tai žinosi po kelių dienų – jeigu klientas tas kelias dienas gali palaukti – susitarsite dėl terminų tada.

Turėk sąrašą su darbais ir darbeliais, surašytais prioriteto tvarka. Tada niekada nepamirši ką dar turėjai atlikti, nesugaiši papildomo laiko mąstydamas ką po ko reikia daryti, kiek dar liko – visąlaik būsi maksimaliai susikaupęs ties konkrečiais darbais, nesiblaškysi. Kai darbų daug – net ir turėdamas gerą atmintį gali ką nors pamiršti.

Man labai padeda minusų, „puspliusių“, pliusų ir apibrauktų pliusų sistema, kurią susigalvojau pati. Minusas – nepradėtas darbas. „Puspliusis“ – pradėtas, išsiųstas derinimui. Pliusas – atliktas, bet dar neperduotas užsakovui, neparuoštas spaudai ar pan. Apibrauktas pliusas – viskas sutvarkyta, atiduota, atlikta – daugiau manęs šiam darbui nebereikia. Gali susigalvoti savo sistemą – svarbiausia tai, kad tie simboliukai padės matyti bendrą vaizdą, darbų progresą, ir planuoti darbo valandas taip, kad spėtum viską atlikti laiku. Be to – „pliusus dėlioti“ labai smagu, tai naudinga motyvacijai. 🙂

Planuok savo darbo valandas. Jei matai, kad kažko nespėji – padirbėk ilgiau, nei įprastai, arba atsikelk anksčiau ryte. Net jei apsirikai pradžioje, nustatydamas laiką kurio reikės atlikti darbui, dar nereiškia, kad nebegali suspėti – gali tekti paaukoti šiek tiek savo laisvalaikio, tačiau rezultate išsaugosi reputaciją, turėsi patenkintą tavimi užsakovą. Jei esi pavargęs, pradeda trūkti motyvacijos – nebesiimk naujų užsakymų, kad baigęs esamus galėtum pailsėti, tačiau ko jau ėmeisi – pabaigti reikia, ir reikia pasistengti atlikti viską puikiai, laiku, pagal susitarimą.